ACW - NNNavi(エヌエヌナビ)第28回


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コロナをきっかけに、働き方に関する常識が覆りました。これから働き方は、オフィスは、いったいどこに向かうのでしょうか? ACWでは、そんな疑問に向き合い、ニューノーマル時代のよりよい働き方に関する考察、 提案、事例、ニュースをこちらの『NNナビ』にて配信していきます。是非ご覧ください!


第28回 ニューノーマル時代の「オフィス防災」とは? 2021/6/9


ニューノーマルの時代において、オフィス防災のあり方も変化しています。
本稿では、お客様アンケートや実例に基づき、「ニューノーマル時代のオフィス防災」のあり方を考えます。


    ------------------------------------------------ <CONTENTS> --------------------------------------------------
    【1】約80%のユーザーが更新時期?
    【2】コロナ禍の防災業務で、最も困っていることは?
    【3】ニューノーマル時代のオフィス防災とは?
    -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


【1】約80%のユーザーが更新時期?


 企業が防災への本格的な取組みをし始めたのは、何がきっかけだったでしょうか?

 下図のように、東日本大震災が62.7%と最も大きなきっかけになっています。
もちろん阪神大震災をきっかけにした企業も15.4%と多数ありますが、東日本震災で大きく見直さざるを得なくなりました。
 東日本大震災は、2011年3月に発生しました。
それ以降に本格的な取組みや見直しを検討し、実施した企業がおよそ80%あると推定できます。

 防災備蓄品の水や食料の賞味期限は多くが5年です。
つまり、2021年から2022年は、10年が経過した2回目の大きな防災備蓄品の更新時期となっています。

防災への本格的な取組みのきっかけ
(2021年1月、企業の防災担当者518名のアンケートより)


さらに特筆すべきは、今回の新型コロナウイルスをきっかけに防災の本格的な取組みを行っているところが、11.6%もあることです。


【2】コロナ禍の防災業務で、最も困っていることは?


コロナ禍の防災業務で最も困っていることは何でしょうか?
それは、「働き方の変化にともなった備蓄の見直し」(下図)でした。

コロナ禍の経験によって、働き方は大きく変化しています。例えば、
 1) 防災(総務)担当者が不在になることも(発災時の対応は誰が?)
 2) 出社率の減少(備蓄品は一体いくつ用意すればよいのか?)
 3) フリーアドレスの導入(これまでは備蓄品を個人に配布していたが・・・)
などなど・・・働き方の変化は、防災業務のあり方に多くの課題を投げかけています。

防災業務の中で困っていること
(2021年2月、企業の防災担当者184名のアンケートより)



【3】ニューノーマル時代のオフィス防災とは?


 働き方の変化にともなう最大の困りごとは、防災(総務)担当者が不在になる(可能性がある)こと。 下図のように、様々な困りごとが出てきます。 防災(総務)担当者不在時でも、発災時の対応をスムーズに行える状態にしておく必要があります。

働き方の変化にともなう、防災業務の課題


では、どのようにすればいいのでしょうか?
ソリューションは2つです。1つ目は、「社員がわかりやすい場所への配置に適したパッケージ」です。


●社員がわかりやすい場所に配置しやすい 「パーツフィット」


働き方の変化にともなう、防災業務の課題


 社員が誰でもわかるように、目につく場所に配置しておくことで、防災担当者不在時でも社員が取り出すことができます。 オフィス内に配置することになるので、収納効率がよく、パッと見ただけで中身のわかる「パーツフィット・シリーズ」がお勧めです。


「パーツフィット」カタログは こちら


2つ目のソリューションは、仕分けする必要のない「管理・運用がシンプルな1人用備蓄セット」です。


●仕分けの手間いらずの 「1人用備蓄セット」


 水、食料、トイレなどそれぞれをアイテムごとに管理していると、発災時には仕分けして社員に配布する手間が必要です。
また、防災担当者不在時には、仕分けや配布を指示することさえできません。
 そこで、「1人用備蓄セット」(下図)がお勧めです。社員一人一人が必要時に「1人用備蓄セット」を取り出すことで、すぐに利用することができます。また、仕分けや配布の手間が一切かかりません。
また、日常の運用管理、棚卸や追加更新がわかりやすくなり、とても効率的になります。
さらに、更新時前には、社員への配布もしやすくなります。


「1人用備蓄セット」1日分と2日分がある


●提案事例より:維持管理の効率化めざす


 ニューノーマル時代には、総務業務そのものが大きく変化しようとしています。
 それにともない、例えば下図のA社のように「維持管理を簡単にしたい」とする動きが顕著になっています。従来の備蓄品管理では工数もかかるので、 1日目の備蓄品は「1人用備蓄セット」へと切り替え、オフィス内に配置しました。



A社の事例:「維持管理」を簡単にしたい


●おわりに


 働き方改革の影響もあり、管理部門は業務の効率化が求められており、さらにコロナ対応などで忙殺されている担当者の方が多くいらっしゃいます。 防災に関わる業務においては、「運用管理の効率化」と「あんしん・あんぜん」が強く求められています。
 今回の2つのソリューションは、運用管理のコスト(工数)を削減し、かつ、社員のあんしん・あんぜんを向上させる結果につながります。是非ご提案ください。
 なお、コクヨでは防災備蓄におけるユーザー向け『期限管理サービス』も行っております。導入コストは無料、特別なシステムは不要です。是非ご利用ください。


 これからも様々な情報をお届けしたいと思います。
会員様からのお声もお待ちしておりますので、ぜひ下のアンケートからご意見・ご感想をお寄せください。
ありがとうございました。

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