第14回 オフィス事例から見るWithコロナ対策「ソロワーク＆オンラインミーティング編」　2020/9/28

　コクヨ霞が関オフィスのWithコロナ対策事例の3回目です。
1回目は、動線、距離、密度の対策として主にレイアウトの対策をご紹介しました。
2回目は、出社時の衛生管理と会議室の運用面の対策についてご紹介しました。
そして今回3回目は、Withコロナ対応で急増したソロワーク＆オンラインミーティングの場と運用ルールについてご紹介します。

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急増するオンラインミーティング＆商談のニーズ

　新型コロナ感染防止などの観点から、テレワークや在宅勤務が中心の働き方に変わり、インターネットを通じて会議が出来る
「オンラインミーティング」や、お客様・社外パートナーの方との「オンライン商談」を行う機会が急増しました。
　オフィス内でオンラインミーティングやオンライン商談を行う際に直面するのが、「実施する場所や音」の問題です。
霞が関オフィスは、ほぼオープンスペースのオフィスなので自席でオンラインミーティングを行うと、
「周囲の雑音が入ってしまう」、「オンラインミーティングの内容が周囲へ音漏れしてしまう」、
「ついつい声が大きくなり周囲の人が迷惑」、「個室会議室は感染症対策で使用制限しているため予約が取れない」
といった困り事が発生していました。

ソロワークの場を19カ所設置

　下図は、順次増設された9月時点のオンラインミーティング席を含めたソロワークの場です。全部で19か所設置されています。
いずれも音に対する配慮が必要ですが、右2つ（F、G）は特に遮音性を高めています。

用途別ソロワークの場とルール一覧

ソロワークの場　配置図

A席　集中ワーク専用の場（3席）

　ここではオンラインミーティングをすることはできません。2時間制限の予約制です。なお、チェックイン、チェックアウト時には専用の端末を利用します。 利用実績はデータとして蓄積されるため、ブースごとの活用度をモニタリングすることもできます。

集中ブース（インフレーム）

B、C、D席　オンラインミーティング席、兼個人ワーク（8席）

　予約不要で時間の制限もありません。

オンラインミーティング、個人ワーク兼用席（左からインフレーム、ブラケッツ、ドップ）

E席　オンラインミーティング専用席（5席）

　要予約2時間制です。

オンラインミーティング専用席（インフレーム）

F席　ワークポッド（2席）

　ワークポッドは、他のブース席と比べ、遮音性が高いという特徴があります。
「より集中した環境でオンラインミーティングを行いたい場合」や「自身がオンラインミーティングのファシリテーターを務めるなど、発言の機会が多い場合」は、 利用するといった感じで、他のブース席と使い分けをしています。利用後は他のブース席同様、デスク天板やドアノブなど、触れた部分を消毒でふき取ることをルール化しています。
　遮音性が高く、また高い換気機能も備えているので、快適さから、ついつい長居したくなってしまうのですが、オフィス内に2台しかなく、長時間、特定の人が専有することを避けるため、 1回2時間までの利用時間の制限を設け、事前予約制としています。室内は、クローズド環境でありながらも空気の循環に配慮しており、計算上約30秒間に1度空気を入れ替える換気性能があります。
　また、室内の温度上昇を抑えて室内でも快適に過ごせます。（熱感知式消火器付きワークポッド/ソファータイプ）

ワークポッド（ソファータイプ）

G席　ワークポッド（1席）

　こちらのワークポッドは、短時間、電話で話す時のみ利用というルールにしています。
ソファータイプ同様、遮音性が高く、周囲を気にすることなく通話することができるため、特に営業社員から好評です。

ワークポッド（スタンディングタイプ）

　在宅勤務者や取引先とオンラインでの打合せが増えています。オープンなオフィス空間の中にも、クローズド空間をつくることで働き方や気分に合わせて、 場を選択でき、電話やオンラインミーティング等も周囲を気にせずに行うことができます。

　これからも様々な情報をお届けしたいと思います。
会員様からのお声もお待ちしておりますので、ぜひ下のアンケートからご意見・ご感想をお寄せください。
ありがとうございました。